Aprenda a organizar sua correspondência eletrônica Timon, Maranhão

Organize seus e-mails com eficiência. Armando Filho, doutor em educação, recomenda alguns controles de arquivos que melhoram a visualização de tarefas. Ele também sugere alguns cuidados básicos com o envio de respostas.

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Aprenda a organizar sua correspondência eletrônica

Se o título deste artigo lhe chamou a atenção e você está iniciando a leitura do texto, podemos tirar duas conclusões importantes: a primeira, que você está preocupado com a organização do seu e-mail; e segunda, que você está interessado em identificar alguma “dica” que possa lhe ser útil na organização de sua caixa postal.

O primeiro aspecto a ser analisado é saber a quantidade de identificadores de e-mail que você tem: um, dois, três ou vários? Quanto maior a quantidade de identificadores, maior será o tempo despendido para administrar suas caixas postais. Não se trata apenas do tempo para efetuar o log-in, mas também, gerenciar as pastas, arquivamento e recuperação de documentos. Desta forma, procure ter no máximo dois identificadores: um relativo à empresa em que você trabalha e outro, seu e-mail pessoal. Esta separação possibilita desvincular mensagens profissionais das pessoais, garantindo maior privacidade e confidencialidade nas suas correspondências.

O requisito fundamental para você gerenciar uma caixa postal com eficiência é sua objetividade. Tenha sempre em mente que sua meta é ter “zero” mensagem em sua caixa de entrada. Toda mensagem recebida poderá ser lida ou não. Esta triagem preliminar, para remover o “lixo”, pode ser feita pelo identificador do remetente, pelo título da mensagem ou por outro critério que você julgue adequado. Ao decidir ler uma mensagem, lembre-se que você tem sempre quatro opções: remover após a leitura, arquivá-la, responder ou adiar a decisão.

A primeira opção é “remover após a leitura”, ou seja, trata-se de uma mensagem informativa ou de pouca importância, que não carece de tratamento adicional. Quando estiver diante desta situação, remova a correspondência imediatamente e sem culpa... A segunda opção é quando você quer “arquivar” a correspondência, pois tem informações que podem ser úteis para você no futuro (acredite: dificilmente você a utilizará!). De qualquer modo, se você pretende guardar a correspondência, utilize pastas específicas para cada finalidade e com títulos adequados, por exemplo: Despesas-Pessoais, Trab-Faculdade, Piadas, Extrato-Cartão, Receitas, etc.

As duas outras opções são: responder ou adiar a decisão. Se a opção é “adiar”, você deve deixar a correspondência na sua caixa de entrada, pois assim você lá manterá as correspondências pendentes e as não-lidas. Algumas pessoas optam por criar uma pasta chamada “Pendências” e transferem para esta pasta as correspondências para serem tratadas no futuro; entretanto, com este procedimento você corre o risco de não responder mensagens importantes. A sugestão é mantê-las na caixa de entrada, lembrando sempre que sua meta é ficar com a caixa de entrada zerada.

A quarta opção, que é “responder”, deve receber alguns cuidados especiais. Cuidado 1: título da mensagem – deve ser adequado ao assunto e não muito longo, por isso, antes de responder a uma mensagem verifique se o título merece algum ajuste ou correção. Muitas vezes, notamos que uma correspondência (entre idas e vindas) apresenta um título totalmente desatualizado em relação à mensagem, o que pode desmotivar o destinatário a ler sua correspondência, ou pior ainda, que ele conclua equivocadamente alguma coisa sem abrir a mensagem que você enviou. Cuidado 2: destinatário e copiados - responda a mensagem ao destinatário, que é aquele ou aqueles a quem você pede uma providência ou ação sobre o tema. Os copiados são pessoas que devem somente ser “informadas” da situação. A cópia cega é pouco elegante e, em alguns casos, pouco ética, pois não permite que o destinatário conheça os verdadeiros interlocutores do problema. Cuidado 3 – tamanho e qualidade do texto – ninguém gosta de ler mensagens longas ou com erros grosseiros de português. Sua mensagem deve ficar limitada a dois ou três parágrafos e deixar claro o que você quer: informar ou solicitar uma ação. Lembre-se que erros de digitação são toleráveis, mas alguns erros de português são inaceitáveis, pois demonstram falta de conhecimento lingüístico e descuido na revisão do texto.

Podemos concluir que se você está interessado em organizar sua caixa postal, é necessário que você dê o primeiro passo. Organize-se na criação de pastas e seja objetivo no tratamento das correspondências. Lembre-se, mais uma vez, que seu objetivo é ter sua caixa de entrada vazia. No começo é difícil, depois você perceberá que você terá algum tempo livre para fazer aquilo de que mais gosta: visitar um amigo, caminhar no parque, ouvir aquele CD que você comprou há semanas, assistir TV, dormir ou quem sabe, escrever um artigo como faço eu neste instante...

Armando Terribili Filho

Armando Terribili Filho, PMP. Doutor em educação pela UNESP e mestre em Administração de Empresas pela FECAP. Diretor de projetos da Unisys Brasil em São Paulo, professor da Faculdade de Administração e da pós-graduação da FAAP em cursos de Gestão de Projetos. Atua também na pós-graduação da UNINOVE em curso de formação de professores para o ensino superior. Detém a certificação PMP do PMI (Project Management Institute).

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